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Elektronisches Fahrtenbuch Auto GPS

Elektronische Fahrtenbücher - Was gilt es zu beachten?

Im digitalen Zeitalter greifen viele Steuerpflichtigen zu elektronischen Aufzeichnungssystemen, um den Nachweis der betrieblichen Pkw-Nutzung zu führen und die 1%-Methode bei der Besteuerung der privaten Nutzung zu vermeiden. Doch nicht jedes technisches System sowie das Nutzungsverhalten dazu erfüllt die Voraussetzungen eines steuerlich ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs, wie das Niedersächsische Finanzgericht (FG) mit seinem Urteil vom 23.01.2019 entschieden hat.

Grundsätzlich ist zum Nachweis des Verhältnisses der einzelnen Fahrten für das gesamte Jahr ein Fahrtenbuch zu führen, und zwar schriftlich und in geschlossener Form (keine losen Blätter!). Alternativ kann das Fahrtenbuch aber auch in elektronischer Form geführt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass sich daraus dieselben Angaben ergeben, wie auch aus einem manuell geführten Fahrtenbuch.

Das Finanzgericht hat in seinem Urteil entschieden, dass die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrten eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System (in dem entschiedenen Fall ein Steckmodul mit einem GPS-Empfänger) nicht ausreicht, damit ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzusehen ist. Neben der zurückgelegten Strecke müssen auch die Anlässe der Fahrten zeitnah erfasst werden. Werden diese erst erheblich später eingetragen, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Der gesetzlich nichtdefinierte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist durch die BFH-Rechtsprechung präzisiert worden. Danach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstandes der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand aufzuzeichnen. Wird der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, muss diese Nutzungsänderung, wegen der damit verbundenen unterschiedlich steuerlichen Folgen, im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands dokumentiert werden (vgl. BFH v. 15.02.2017 – VI R 50/15). Die Fahrleistung des Kfz ist regelmäßig mit den Aufzeichnungen im elektronischen Fahrtenbuch abzugleichen.

Bei einem elektronischen Fahrtbuch kann die Finanzverwaltung durch die gespeicherten GPS-Daten eine detaillierte Überprüfung jeder Bewegung des Fahrzeugs einschließlich der Unterbrechungen für private Verwendung (Einkäufe, Schulbesuche, etc.) durchführen. Sind diese Unterbrechungen nicht als privat dokumentiert, kann die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs in Frage gestellt werden. Bei einer Überprüfung werden auch die Tankquittungen und Werkstattrechnungen mit den Angaben im Fahrtenbuch verglichen.

Das vollständige Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen vom 23.01.2019 finden sie hier: www.rechtsprechung.niedersachsen.de/jportal/portal/page/bsndprod.psml

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